Академия наук

Переваги та недоліки електронного документообігу

Автор: Гордійчук Марія Вікторівна, аспірант, Національний університет державної податкової служби України

При сьогоднішньому розвитку технологій електронний документообіг доступний будь-якій організації. Ці технології дали нам інструменти, необхідні для переходу від паперового документообігу і переповнених картотек, в організований цифровий формат електронного документообігу та «безтілесних» електронних архівів. Але впровадження електронного документообігу в організації може бути сполучено з певним труднощами, тому в першу чергу слід оцінити правильність цього рішення, визначити його плюси і мінуси.

Серед основних переваг, які несе з собою впровадження систем електронного документообігу можливо виділити наступні:

1. Екологічна безпека та чистота навколишнього середовища. Дослідження, проведені організацією Daily Green [2] показали, що у структурі зібраних відходів папір становить 25%. Якби США скоротили використання офісного паперу всього на 10%, то це зменшило викид парникових газів на 1,6 млн. т. І це, як відзначає Daily Green, стосується тільки паперу, який утилізується, не беручи до уваги шкоду природі при його виготовлені (забруднення атмосфери, вирубка лісів і т.п.). Відмітимо, що шкоду природі також наносить виготовлення та утилізація принтерів, картриджів, тонерів і т.п. Отже, чим більше організацій у своїй діяльності буде використовувати електронний документообіг, тим більше природних ресурсів ми збережемо і заподіємо природі меншу шкоду.
2. Рентабельність. Перевага електронного документообігу полягає не тільки в користі для екології, а також в перспективі дозволяє організації заощадити кошти, які зазвичай йдуть на покупку офісної техніки (принтерів, факсів тощо), паперу, тонерів і т.п. Незаперечний плюс полягає у звільненні офісного простору. Переклад паперових документів в електронний вигляд і подальше використання електронного документообігу, економить кошти, які пішли б на оренду приміщення під архів, сховище документів і т.п.
3. Старанність. Перевагою електронного документообігу є підвищення виконавської функції. За статистикою досить великий відсоток доручень не виконується працівниками. В системі електронного документообігу керівник може контролювати всі робочі процеси, швидкість і якість виконання, а, головне, результат роботи. До того ж, контроль над виконанням, отриманням, створенням і, взагалі, існуванням документів в електронній системі здійснюється швидше і простіше, що дозволяє стежити за бізнес-процесами керівництву та лінійним керівникам [1].
4. Мобільність та конфіденційність. До електронного документу легко отримати доступ, навіть якщо користувач знаходиться не в організації, а за її межами. Це підвищує мобільність співробітників, які можуть працювати віддалено. Крім того, кожен співробітник може отримати саме ту ступінь доступу до документів організації, яка відповідає його повноваженням, що дозволить підвищити рівень конфіденційності. Все що відбувається з документом, вноситься в пам’ять системи, тому завжди є можливість перевірити, хто працював з документом, які маніпуляції з ним здійснював.
5. Організаційний процес. При створенні електронного документообігу в організації створюється цифрова файлова система, в якій завдяки індексуванню легко і швидко здійснюється пошук потрібних документів. Крім того, електронні документи легше впорядковувати та редагувати. При електронному документообігу всі структурні елементи організації (відділи, департаменти, сектора тощо) будуть працювати в єдиному інформаційному просторі. Електронний документообіг дозволяє оптимізувати процес навчання співробітників або впровадити нові процеси в діяльність організації. Наприклад, ознайомлення співробітників організації з нормативно-правовими актами за допомогою електронного документообігу буде відбуватися швидше, ніж процедура ознайомлення кожного співробітника з друкованими версіями цих документів.

Відзначимо, що електронний документообіг має не тільки свої переваги, а також володіє і рядом недоліків, які гальмують процес переходу від паперового до повного електронного документообігу. У мінуси електронного документообігу можна віднести:

1. Збереження документів. При електронному документообігу можливі збої системи, які можуть привести до безповоротної втрати файлів або їх пошкодження. Щоб не втратити дані потрібно використовувати зовнішню систему резервного копіювання.
2. Безпека документів. Електронний документообіг не дає повної гарантії від несанкціонованого доступу до файлів системи. У зв’язку з цим конфіденційність інформації є серйозною проблемою для електронного документообігу. Як вирішення цієї проблеми можна використовувати локальні сервера, шифрування і обмеження доступу. Особливо важливі документи потрібно обов’язково мати в паперовому варіанті.
3. Географічний чинник. Електронний обмін документами можливий далеко не з усіма контрагентами через відсутність єдиного інформаційного простору. Тому багатьом організаціям доводиться паралельно вести і традиційний «паперовий», і електронний обмін документами. Однак пересилання актів, договорів електронним способом спростили б роботу між замовниками і клієнтами в будь-якому сегменті ринку, особливо, між географічно віддаленими регіонами [1].
4. Навчання і час. При переході на електронний документообіг необхідний перегляд поточних процесів і операцій, які в організації залежать від паперового документообігу. Перехід на електронний документообіг неможливо здійснити одноразово, зазвичай це тривалий за часом процес. Потрібно буде врахувати не тільки наслідки відмови від паперових документів, а також затратити час для навчання всіх співробітників користуватися електронним документообігом, тому людський фактор тут особливо важливий, адже від якісної роботи кваліфікованого персоналу залежатиме подальше безперебійне функціонування всієї організації.

Відзначимо, що ефективність електронного документообігу може змінюватися в залежності від специфіки організації. Кожна організація, перед тим як використовувати електронний документообіг повинна проаналізувати його плюси і мінуси і прийти до рішення про доцільність його впровадження. Необхідно оцінити переваги цього переходу і організувати процес, який сприятиме підвищенню продуктивності організації.

Література:

1. Кадникова Н. Электронный документооборот: преимущества и недостатки. – [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.klerk.ru/print/395047
2. www.dailygreendowntown.org - сайт організації Daily Green