Академия наук

Інформаційні технології в управлінні підприємством: електронний документообіг

Автор: Задорожна В.В., студентка

Науковий керівник: Кондрус Л.Л., Університет митної справи та фінансів, м. Дніпропетровськ, Україна

У сучасній економіці все гостріше відчуваєтся потреба розроблення та побудови нової або масштабне впровадження існуючої документаційно-комунікаційної системи з використанням сучасних інформаційних технологій. У зв'язку з цим питання впровадження систем електронного документообігу в діяльності підприємств є актуальним та вимагаєаналізу.

Електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір; актуальним завданням є визначення місця факсимільної передачі документа усистемі традиційного діловодства.

Електронна реєстрація надходження документів у систему – передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються ворганізації або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, контроль виконання документів без створення інших реєстраційних форм.

Завдання управління документами можна вирішити за допомогою

наступних основних видів програмних засобів [1]:

• засобів групової роботи;
• систем управління особливими видами документів (зокрема, PDM-

систем);

• спеціальних модулів управління документообігом у складі

корпоративних інформаційних систем для підприємств;

• універсальних систем електронного документообігу.
• На ринку представлений досить широкий спектр систем електронного

документообігу. Найбільш розповсюдженими системами є:

• «БОСС-Референт» (http://www.boss-referent.ru/).
• «ДЕЛО» (http://www.eos.ru, http://www.eos.com.ua).
• «Евфрат-документооборот» (www.evfrat.ru).
• OPTiMA-WorkFlow(http://www.optima-workflow.com, http://www.onix.ru).
• «Megapolis. Документооборот» (www.softline.kiev.ua).

Важливою властивістю універсальних систем електронногодокументо-

обігу (СЕД) є те, що вони надають можливість комплексного вирішення великого числа завдань управління документами. Крім того, їх впровадження може виявитися дешевшим і ефективнішим.

Позитивними ознаками електронного документообігу є: 1) можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних; 2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм; 3) висока швидкість передачіінформації за великою кількістю адрес; 4) економія паперу; 5) висока компактність архіву; 6) висока швидкість пошуку і одержання інформації; 7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації [2].

Висновки. Отже, системи електронного документообігу - це ефективний

інструмент у діяльності кожного підприємства. Завдяки використанню електронних документів можна підвищити виконавську дисципліну працівників, зменшити час створення та роботи з документами, відстежуватипоточні технологічні показники  та в цілому покращити роботу підприємства.

Література:

1. Тарнавський Ю.А. Системи електронного документообігу: Опорний

конспект лекцій / Ю.А. Тарнавський. – К.: ІПК ДСЗУ, 2007. – 37 с.

2. Матвієнко О. Основи організації електронного документообігу:

Навчальний посібник / О. Матвієнко, М. Цивін. - К.: Центр учбової літератури, 2008. – 112 с.